Comunica eficient prin e-mail
de Anca Neagoe
16/03/2009
Comunica eficient prin e-mail
|
||
|
||
 |
Acum, ca am vazut cheia acestui mecanism, natura acestui mijloc de comunicare, putem primi cateva dintre cele mai pretioase sfaturi oferite de catre specialistii in comunicare si de catre consultantii experimentati in conceperea si transmiterea mesajelor:
1.Odata trimis un mesaj scris nu mai putem interveni in continutul lui. De aceea, este aproape obligatoriu sa gandim de doua ori si sa scriem o data. Spre deosebire de comunicarea verbala (de exemplu, o convorbire telefonica), comunicarea prin e-mail presupune mai multa rigoare si un grad mai strict de control al expresiei. Greselile de ortografie sar in ochi pur si simplu si sunt capabile sa anuleze chiar cel mai valoros mesaj, din punctul de vedere al continutului. (Aminteste-ti ce efect a avut asupra ta un e-mail pe care l-ai asteptat cu sufletul la gura, poate de la o persoana importanta, dar care a fost scris cu greseli crase de ortografie!). 2.Ori de cate ori este posibil, adreseaza un e-mail unui singur destinatar. Evita cat de mult puteti bombardamentele de tip CC si BCC (printre cele mai enervante lucruri, in activitatea unui manager, se numara si stivele de mailuri care i-au fost trimise in CC, pentru orice eventualitate). Exceptie de la aceasta regula: cazurile in care sunt solicitate in mod expres ori prin diferite proceduri organizationale, trimiterile cu CC. 3.Rubrica sau casuta 'subject' este importanta! La fel de importanta precum numele si adresa destinatarului mesajului. De aceea, profita de pozitionarea ei, pentru a atrage atentia asupra mesajului vostru. Unul sau mai multe cuvinte-cheie bine alese vor directiona interesul spre mesajul trimis de voi. 4.Primul paragraf al mesajului trimis prin e-mail trebuie sa contina motivul sau relevanta acestuia pentru cititor (de ce sa continue lectura textului, in ce context primeste mesajul respectiv). 5.Corpul textului (paragrafele de mijloc) se alcatuiesc din prezentari clare si logice ale informatiilor pe care le avem de trimis, in asa fel incat cel care le primeste sa poata vedea punctul nostru de vedere limpede, concret si complet. 6.Finalul textului trimis prin e-mail are rolul de a concluziona, de a rezuma continutul si de a provoca reactii sau raspunsuri. De aceea, este util sa formulam chiar noi genul de actiune pe care il asteptam ca raspuns (exemplu: te rog sa imi trimiti imaginile cerute, pana cel tarziu maine seara). 7.Asigura-te ca persoana care primeste mesajul este exact persoana pe care o vizezi! Pare hilar, dar este un detaliu care poate da mari batai de cap, in situatia unei imprudente sau a unei neglijente. In plus, asigura-te ca trimiti corect toate datele voastre de contact, care ii sunt necesare celui care primeste e-mail-ul. 8.Comunicarea prin e-mail este o optiune legata, in primul rand, de viteza livrarii mesajelor. Tinand cont de specificul acestui mijloc de comunicare, adapteaza-ti stilul la nevoile de economie de timp si de efort ale persoanei careia ii trimiteti un e-mail. Concizia expresiei se poate antrena si este o dovada de respect fata de destinatar (in particular, in comunicarea de afaceri sau profesionala). 9.In general, incearca sa pastrezi un singur subiect intr-un e-mail. Daca ai de trimis mai multe tipuri de informatii sau diverse teme, alege sa trimiti mai multe e-mail-uri diferite, mentinand formula: un singur subiect intr-un e-mail. Pe termen lung, iti vei crea reputatia de bun comunicator si mesajele tale vor fi citite cu mult interes. 10.Chiar daca pare tentant, evita un stil prea familiar sau argotic in e-mail-uri. 11.Intotdeauna scrie corect numele si functia/titulatura persoanei careia te adresezi si numele companiei sau al organizatiei. 12.Abrevierile, simbolurile, parafrazele sunt acceptate doar in comunicarea interna (intra-organizationala), in cazurile in care sunt unanim cunoscute semnificatiile lor si contextele de utilizare. 13.Foloseste fraze scurte. Vei primi multe multumiri! De partea cealalta a comunicarii, fii un bun destinatar al e-mail-urilor! Exerseaza-ti obisnuinta de a oferi feedback celui care ti-a trimis un e-mail, incepand cu confirmarea primirii mesajului, pana la trimiterea raspunsului care ti-a fost solicitat. |
© copyright 121.ro |
