Imi place expresia 'codul bunelor maniere' in afaceri. Ma duce cu gandul atat la 'codurile' legislative sau juridice, cat si la codul 'bunelor' practici, intr-un domeniu sau altul. Un melanj expresiv intre LEGE si aLEGEre!
de Cosmina Cornea

Ti-am propus saptamana trecuta prima parte a unui serial de articole dedicate etichetei 'business', serial in care principalele teme abordate sunt elementele fundamentale ale comunicarii de afaceri, vazute din perspectiva 'bunelor maniere'. Te invit sa citesti acum partea a doua si sa ne urmaresti in continuare.

Corespondenta de afaceri
Un principiu simplu, bun de tinut minte: daca este business, nu este personal. Aparent, numeroase relatii si parteneriate de afaceri par infloritoare tocmai datorita abordarii personalizate a comunicarii ori cultivarii unui stil mai putin formal, conversational, amical.
Sub aceste aparente, intotdeauna sunt respectate regulile de baza ale protocolului business.
Astfel, atat in corespondenta prin mijloace mai vechi (curierat, servicii postale) ori prin instrumente new media, profesionistii tin cont de cateva principii ale bunului-simt, ale bunelor maniere sau ale protocolului.

Iata cateva dintre cele mai importante reguli:
- Se trimit intotdeauna copii dupa toate documentele de interes tuturor celor vizati de informatia continuta (de pilda, dupa o conferinta sau dupa o sedinta).
- Intotdeauna destinatarul unei comunicari trebuie sa inteleaga direct ca acel document ii era adresat, chiar daca expedierea se face catre destinatari multipli. (de exemplu, intr-un e-mail care va ajunge in inbox-ul persoanei X, la rubrica subject trebuie mentionata tema informarii, iar formula de adresare trebuie sa fie similara cu cea a adresarii in fata unui grup de persoane, intr-o intalnire directa).
- Raspunsurile se trimit in cel mai scurt timp posibil, daca este vorba despre ceva important si urgent - in cel mult 24 de ore, in celelalte cazuri in cel mult 72 de ore de la primirea solicitarii.
- Notele personale se scriu personal, chiar in cazul persoanelor care ocupa functii inalte intr-o companie, organizatie sau institutie.
- Corespondenta care ne este adresata fara a contine mentiunea de forward-are libera trebuie sa se opreasca la noi. Atentie, in special, la aplicarea acestui principiu in corespondenta digitala.
- Trimiterea confirmarii de primire a unei invitatii sau a unui dar este obligatorie si implicita.
- Corespondenta ta trebuie sa comunice profesionalism si valorile tale fundamentale, odata cu informatia propriu-zisa. De aceea, sunt esentiale claritatea si corectitudinea exprimarii, precum si stilul expresiv ales.
- Foile cu antet si tot ceea ce tine de stationery se folosesc doar in scopuri profesionale si cu mare grija in legatura cu subiectele mai delicate (scandaluri de presa, campanii electorale, procese judiciare - in toate aceste cazuri se contra-recomanda utilizarea suporturilor marcate cu identitatea corporativa).
- In general, o scrisoare de afaceri este succinta.
- In corespondenta business, este absolut necesar sa verificam corectitudinea tuturor elementelor comunicarii inainte de expedierea mesajelor. Daca, in corespondenta personala, greselile starnesc hazul, in business - hilaritatea!

Fac parte din corespondenta de afaceri atat schimbul de documente juridice sau comerciale, cat si notele de multumire, raspunsurile trimise candidatilor pentru un post in companie sau pentru un contract de parteneriat (potentiali furnizori de servicii), scrisorile de recomandare, felicitarile trimise cu diverse prilejuri, minutele interne, raspunsurile trimise presei, institutiilor publice, conducerii companiei/ angajatilor companiei s.a.m.d.

Citeste continuarea articolului in pagina 2. Despre conversatia de afaceri.